Как перевести сотрудника на дистанционную работу?

Можно ли работать удалённо?

Вопрос дистанционной работы становится всё более актуальным, особенно после пандемии. Законодательство России допускает перевод сотрудников на удалённую работу, и этот формат трудовых отношений имеет свои особенности. Согласно Трудовому кодексу РФ, удалённая (или дистанционная) работа — это выполнение трудовых обязанностей за пределами постоянного рабочего места, например, дома или в другом удобном месте, при этом обязательства по трудовому договору сохраняются. Это стало возможным благодаря поправкам, внесённым в ТК РФ в последние годы.
Удалённая работа может быть как постоянной, так и временной. Выбор формата зависит от внутренних потребностей компании и пожеланий сотрудников. Однако для перевода на удалёнку необходимо выполнить определённые формальности, чтобы оформление соответствовало закону.

Как оплачивается удалённая работа по ТК РФ?

Оплата труда дистанционных работников не должна отличаться от оплаты сотрудников, работающих в офисе, если иное не оговорено в соглашении. При расчёте заработной платы могут учитываться:

• основная ставка или оклад;
• премии и бонусы;
• дополнительные выплаты (если предусмотрены).

Если сотрудник использует собственное оборудование, компания обязана компенсировать расходы (например, за интернет, электроэнергию или оборудование). Эти компенсации также могут быть прописаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Источник изображения: freepik.com

Как оформить перевод на дистанционную работу?

Перевод сотрудника на удалёнку может осуществляться по разным основаниям:

1. По соглашению сторон

При добровольном переводе необходимо:

• Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются:
  • режим работы;
  • способы взаимодействия;
  • порядок отчётности;
  • обеспечение рабочего места (техника, интернет, компенсации).
• Издать приказ о переводе на удалённую работу.
• Ознакомить работника с документами под подпись.

В этом случае удалённая работа носит добровольный характер, а изменения условий возможны только по взаимному согласию.

2. По инициативе работодателя

Работодатель может перевести сотрудника на дистанционную работу в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ), например, при:

• чрезвычайных ситуациях,
• эпидемиях,
• авариях и других форс-мажорных обстоятельствах.

Процедура перевода:

• Издать локальный нормативный акт (ЛНА) с указанием причины перевода, списка сотрудников, сроков и порядка организации работы.
• Ознакомить сотрудников с ЛНА (лично, по электронной почте или через систему ЭДО).
• Обеспечить работников необходимым оборудованием или выплатить компенсацию.

Согласие сотрудников при переводе по инициативе работодателя не требуется, но по окончании форс-мажорного периода работодатель вправе вернуть их в офис без дополнительных соглашений.

Максимальный срок временного перевода на удалённую работу

При временном переводе срок зависит от основания перевода:

• По соглашению сторон: срок устанавливается договорённостью и не может превышать 6 месяцев (312.1 ТК РФ).
• По инициативе работодателя: срок определяется причиной перевода (например, до окончания карантина или устранения аварийных последствий).

Таким образом, при добровольном переводе срок временной удалёнки ограничен до 6 месяцев, а при форс-мажорном переводе срок определяется внешними обстоятельствами.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

При переходе на постоянную удалёнку необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где подробно прописываются:

• условия работы (рабочее время, место работы, обеспечение оборудованием и компенсации);
• права и обязанности сторон;
• механизм компенсации расходов.

Соглашение должно быть составлено в письменной форме и подписано обеими сторонами.
Источник изображения: freepik.com

Как прописать удалённую работу в трудовом договоре?

Если планируется постоянная удалённая работа, в трудовом договоре можно указать:

• место работы (удалённо);
• режим рабочего времени (фиксированный или гибкий);
• обязанности по организации рабочего места (кто предоставляет оборудование);
• ответственность за сохранность информации (конфиденциальность и защита данных);
• возможность перераспределения рабочего времени для гибкости.

Табелирование дистанционного работника

Так как работник не находится в офисе, контроль за рабочим временем осуществляется иначе:

• Используйте электронные системы учёта рабочего времени (через корпоративные чаты или специализированные программы).
• Введите ежедневные отчёты, ведите учёт через электронную почту или мессенджеры.

Как написать заявление на удалённую работу?

Если вы хотите перейти на удалённую работу, составьте заявление на имя работодателя. Документ должен включать:

• адресата (ФИО, должность руководителя);
• сведения об отправителе (ФИО, должность);
• название документа («Заявление»);
• суть просьбы (перевод на дистанционную работу с указанием желаемого срока — временно или бессрочно);
• основание для перевода (например, семейные обстоятельства, здоровье, удалённое место проживания);
• дату и подпись.

Пример заявления:

Договор без официального трудоустройства

Если вы хотите, чтобы сотрудник работал удалённо без официального оформления, можно заключить гражданско-правовой договор (ГПД) — договор подряда или оказания услуг. Однако при таком подходе сотрудник не получает те же гарантии, что и при трудовом договоре (оплачиваемый отпуск, больничный, компенсация расходов). При фактическом трудовом сотрудничестве такой договор может быть оспорен в суде, поэтому оформление ГПД следует проводить с особой тщательностью.

Заключение

Перевод сотрудника на удалённую работу не так сложен, как может показаться, но требует внимательности и соблюдения всех юридических формальностей. Правильное оформление документов — приказа, дополнительного соглашения и заявления — поможет избежать проблем с Трудовым кодексом и защитить интересы обеих сторон.

Дорогой читатель,
Спасибо, что ознакомились с материалом! Мы рады помогать вам разбираться в юридических вопросах и предлагать понятные разъяснения по важным темам. Если обстоятельства требуют персонального подхода, профессиональная консультация юриста поможет избежать ошибок и найти оптимальное решение. На нашей платформе вы всегда найдёте квалифицированных специалистов, готовых ответить на ваши вопросы и помочь с юридическими вопросами.