Использование личного транспорта в служебных целях

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным

Использование личного транспорта в интересах работодателя — это не «по доброй воле». Если вы выполняете служебные задачи и тратите собственные ресурсы, закон даёт вам право на компенсацию.
В соответствии со статьёй 188 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить:

• износ автомобиля (амортизация);
• затраты на бензин и иные горюче-смазочные материалы;
• расходы на техобслуживание и текущий ремонт;
• иные расходы, если они подтверждены и связаны с рабочими задачами.

Обратите внимание: если вы поехали куда-то по личным делам, такие поездки не подлежат компенсации.

Учёт транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Чтобы расходы были возмещены, они должны быть:

• согласованы с работодателем;
• подтверждены документально;
• обоснованы служебной необходимостью.

Типовые подтверждающие документы:

• путевые листы или служебные записки;
• приказы о направлении в командировку;
• кассовые чеки на ГСМ;
• акты выполненных поездок;
• отчёты о командировке.

Если работа имеет разъездной характер — это должно быть зафиксировано в трудовом договоре, должностной инструкции или локальных актах. В этом случае действует статья 168.1 ТК РФ, где отдельно прописано возмещение расходов.

Источник изображения: freepik.com

Размер компенсации за использование личного транспорта работника

Закон не устанавливает конкретной суммы компенсации — она определяется соглашением между работником и работодателем. Главное, чтобы договорённость была оформлена письменно.
Можно ориентироваться на нормы, установленные для госслужащих (Постановление Правительства РФ № 563 от 02.07.2013), но это не обязательно.
Компенсация может выплачиваться:

• в виде фиксированной ежемесячной суммы;
• на основании количества поездок и расходов.

Выплаты должны быть официально оформлены и подтверждены приказом руководителя.

Пример расчёта

Предположим, вы используете личный автомобиль каждый рабочий день для служебных поездок. В месяц вы проезжаете 1000 км. Компенсация за амортизацию — 3000 рублей, за бензин — 5000 рублей. Общая сумма — 8000 рублей в месяц. Эти цифры закрепляются в дополнительном соглашении к трудовому договору, и каждый месяц вы получаете компенсацию вместе с зарплатой.

Как оформить использование личного транспорта в служебных целях

Существует два законных способа:

1. Компенсация по трудовому договору

Оформляется как:

• дополнительное соглашение к трудовому договору, где указывается:
  • марка и номер автомобиля;
  • порядок и условия использования;
  • размер компенсации и перечень возмещаемых расходов;
• приказ руководителя об установлении компенсации;
• путевые листы, служебные задания, подтверждающие поездки;
• чеки и квитанции на топливо и ремонт.

Важно: копия свидетельства о регистрации авто должна быть у работодателя в подтверждение права собственности работника.

2. Договор аренды транспортного средства

Оформляется по правилам Гражданского кодекса РФ. Работник передаёт автомобиль в аренду работодателю. В договоре указываются:

• срок аренды;
• арендная плата;
• обязанности сторон (например, кто платит за страховку или ремонт);
• акт приёма-передачи автомобиля.

Такой договор оформляется отдельно от трудового. Аренда может быть с экипажем (работник остаётся за рулём) или без.

Источник изображения: freepik.com

Когда служебные поездки на личной машине становятся основанием для компенсации

Жительница Саратовской области, главный бухгалтер коммунальной компании, использовала свой личный автомобиль для поездок по работе. Согласно трудовому договору, это был обязательный элемент её должностных обязанностей: нужно было ездить в госорганы, в налоговую, министерства и другие учреждения. Работодатель выплачивал компенсацию за использование машины и бензин.
В начале января 2022 года в её автомобиль врезался другой водитель. В аварии пострадала передняя часть машины, фары были разбиты, и ездить на ней стало невозможно. Гражданская ответственность виновника ДТП застрахована не была. Чтобы не терять время и продолжать выполнять рабочие задачи, женщина арендовала другой автомобиль и заплатила за него 47 000 рублей.
Также она потратилась на:

• эвакуатор — 6 000 рублей (машина была непригодна к эксплуатации);
• экспертизу ущерба — 6 000 рублей;
• восстановительный ремонт — более 212 000 рублей;
• утрату товарной стоимости — 21 408 рублей.

Виновник ДТП компенсировал большую часть суммы добровольно, но отказался платить за аренду машины и эвакуатор. Тогда женщина обратилась в суд.

Что решил суд

Суд первой инстанции согласился с доводами истицы: автомобиль действительно использовался в служебных целях, а арендовать другое транспортное средство было необходимо — иначе она не смогла бы выполнять свои трудовые обязанности. Суд взыскал с виновника 47 000 рублей за аренду, 6 000 — за эвакуатор и госпошлину.
Однако ответчик обжаловал это решение, утверждая:

• срок аренды был завышен;
• можно было выбрать более дешёвый способ доставки машины на осмотр;
• не доказана необходимость эвакуатора;
• квитанции вызывают сомнения.

Апелляция проверила всё подробно

Областной суд не согласился с тем, что расходы на эвакуатор были необоснованными. Повреждения автомобиля действительно делали его эксплуатацию невозможной — особенно с разбитыми фарами, что прямо запрещено ПДД. Без эвакуатора доставить машину на станцию технического обслуживания было невозможно.
Суд также подтвердил, что экспертиза, аренда и все организационные действия заняли в целом около 11 дней, а не месяц, как заявляла истица. Поэтому сумму за аренду автомобиля пересчитали: вместо 47 000 рублей ей присудили 19 800 рублей (1800 рублей в сутки × 11 дней).
Итоговое решение:

• 19 800 рублей — компенсация аренды;
• 6 000 рублей — эвакуатор;
• 871 рубль — часть госпошлины (в соответствии с долей удовлетворённых требований).

Что нужно запомнить

• Компенсация за личный автомобиль — это обязанность работодателя, если транспорт используется по работе.
• Сумма компенсации определяется соглашением сторон, но обязательно оформляется документально.
• Без путевых листов, приказов и чеков выплат может не быть — сохраняйте все подтверждения.
• Есть два способа оформления: через компенсацию по трудовому договору или через договор аренды.
• Если вы часто ездите по работе, обязательно закрепите это в должностной инструкции или заключите дополнительное соглашение.

Дорогой читатель,
Спасибо, что ознакомились с материалом! Мы стремимся делиться полезной и актуальной юридической информацией, которая поможет вам разобраться в сложных вопросах.
Однако каждая ситуация имеет свои особенности, и в некоторых случаях лучше получить персональную консультацию. Опытный юрист поможет вам учесть все нюансы и выбрать оптимальный путь решения.
На нашей платформе вы всегда можете найти проверенных специалистов, которые помогут разобраться в вашем вопросе и принять взвешенное решение.